Online vergaderen

alternatief tijdens Coronacrisis

  1. Inleiding

Deze handleiding gaat in op wat er komt kijken bij het digitaal vergaderen binnen de kerk zoals kerkenraad, moderamen, diaconie etc.
Het biedt tips, suggesties en hulpmiddelen voor het online vergaderen.
Het gaat niet in op hardware, welk systeem voor de groep het meest geschikt is en wat er van tevoren gebeuren moet om de eerste vergadering te houden. Ik neem aan dat er in iedere gemeente deskundigen zijn die de eigen situatie kennen en daarin kunnen adviseren.

  1. De voorbereiding

De voorzitter (en/of secretaris) bereidt de agenda voor:

Welke punten komen er op de agenda?

Wat willen we met het punt bereiken?

Welke achtergrondinformatie is nodig?

In welke volgorde staan de agendapunten?

Hoeveel tijd zal elk agendapunt in mogen nemen?

Oefenen
Een tip is om voor de eerste online vergadering een moment af te spreken om te oefenen.
Kan iedereen inloggen? Weet iedereen de discipline te behouden? Kan de voorzitter op deze manier zijn/ haar rol goed uitvoeren? Wat gaat er met de hardware nog mis? Weet iedereen de knoppen te vinden op eigen PC, laptop of telefoon? En hoe kom je terug als je tijdens het overleg er toch uit schiet met je verbinding?

De rol van de voorzitter.
De voorzitter zit wat strakker in zijn rol, zeker in die van tijdsbewaker. Omdat hij/zij weet hoe vermoeiend deze vorm is, moet hij proberen iedereen erbij te houden en de aandacht niet te laten verslappen. Het is vervelend wanneer deelnemers afhaken die geen energie meer hebben. Bij online vergaderen kan er met humor en een grapje ook een meer ontspannen sfeer ontstaan.
Toch is het anders dan elkaar in levende lijve treffen. Dan is er mogelijk meer gezelligheid. Bij fysieke deelname aan een overleg zie je gewoonlijk niet alleen elkaars gezicht en heb je op een andere manier contact.
Door die rol van tijdsbewaker moet de voorzitter zich nog meer dan gewoonlijk, hebben voorbereid.
De voorzitter of de secretaris kunnen de host zijn, dat is niet persé nodig.

  1. Gedurende de vergadering

Discipline
De online vergadering kost meer energie dan een gewone vergadering, waar je als deelnemer binnen komt en je op papier of digitaal de stukken bij je hebt.
In fysieke vergaderingen zijn die niet altijd gelezen. En wanneer de voorzitter zijn/haar inleidende woorden houdt, kijk je bijv. met een schuin oog naar punt 2.
In een digitale setting moet je van tevoren bepalen wat je bij welk onderdeel wilt zeggen. Want de voorzitter ziet non-verbaal veel moeilijker dat jij iets wilt zeggen als er ook nog drie of stel je voor tien anderen zijn. Jouw discipline is veel groter, want je kunt niet door elkaar praten en je moet wachten tot de ander is uitgesproken. Je kunt afspreken dat je zwaait of je hand opsteekt als je war wilt zeggen.
Dit is één van de belangrijkste en soms moeilijkste punten om tijdens de online vergadering te onthouden. Want je bent zo gewend om non-verbaal of met woorden iets aan te vullen en ertussen te komen met je stem. Nu moet je afwachten tot de ander uitgesproken is of wanneer de voorzitter je een beurt geeft.
Als jij uitgesproken bent zet jij je eigen microfoon even uit (mute-knop) omdat jouw achtergrondgeluiden van bijv. een kopje neerzetten tot jouw zwaar ademen of zuchten allemaal via de microfoon bij de anderen binnenkomt. Het werken met een oortje kan ruis ook verminderen.

Wilt u meer lezen, neem dan contact op voor de gehele brochure, via deze site of tel: 06 50423338